REGULAMIN BIEGU SZTAFET FIRMOWYCH NCDC BUSINESS RACE 2019

I. PATRONAT I ORGANIZATORZY

1. Inicjatorem NCDC Business Race jest Nordic Consulting & Development Company S.A. (zwana dalej NCDC).
2. Organizatorem wydarzenia jest z RBF SPORT S.C. Marcin Paprocki, Artur Kasprzak z siedzibą w Mierzynie, ul. Spółdzielców 19c/1, NIP 8513072084, REGON 320582827 (zwana dalej Organizatorem).
3. Współorganizatorem wydarzenia jest Stowarzyszenie K2 Partners, ul. Spółdzielców 19c/1, 72-006 Mierzyn .

II. TERMIN, MIEJSCE I TRASA ZAWODÓW

1. NCDC Business Race 2019 odbędzie się 8 czerwca 2019 roku (sobota) w Szczecinie. Start i meta usytuowane będą na terenie Jasnych Błoni. Start biegu przewidziany jest na godzinę 11:00.
2. NCDC Business Race to bieg sztafetowy. W biegu biorą udział zespoły czteroosobowe.
3. Długość trasy NCDC Business Race wynosi ok. 4 km Trasa wskazana zostanie zgodnie z mapą oraz regulaminem terenu, które dostępne będą na stronie biegu. Drużyna ma do pokonania cztery okrążenia. Każdy biegacz z drużyny pokonuje jedno okrążenie o długości 4 km. Trasa poprowadzona została w większości nieutwardzoną (ok. 90%) nawierzchnią w Parku Kasprowicza i Jasnych Błoni.
4. Trasa biegu jest wyłączona z ruchu kołowego i pieszych.

III. POMIAR I LIMIT CZASU

1. Pomiar czasu jest rejestrowany elektronicznie za pomocą chipa umieszczonego w pałeczce. Zgubienie pałeczki oznacza dyskwalifikację drużyny.
2. Warunkiem sklasyfikowania zespołu jest ukończenie biegu przez wszystkich członków zespołu. Liczy się łączny czas brutto drużyny.
3. Drużyny obowiązuje limit czasu wynoszący 2,5 godziny. O godz. 13:30 trasa biegu zostaje zamknięta.

IV. WARUNKI UCZESTNICTWA I FORMUŁA BIEGU

1. W NCDC Business Race mogą wziąć udział drużyny, które zarejestrowały się na stronie internetowej www.ncdcbusinessrace.pl oraz dokonały opłaty startowej.
2. Sztafeta powinna składać się z czterech osób, które najpóźniej w dniu biegu ukończyły 18 rok życia.
3. Zawodnicy powinni być przedstawicielami firmy, pod nazwą której zostali zgłoszeni.
4. Jeden zawodnik może startować tylko w jednej drużynie.
5. Z jednej firmy może się zgłosić dowolna liczba drużyn.
6. Limit miejsc wynosi 400 drużyn. O kolejności zgłoszeń decyduje moment wpływu opłaty startowej na rachunek Organizatora.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia dodatkowej puli numerów startowych oraz do prowadzenia listy rezerwowej.
8. Organizator zapewnia umieszczenie informacji w mediach społecznościowych na temat pierwszych 100 (słownie: sto) firm, które wystawiły do biegu swoją sztafetę / sztafety.
9. Organizatorzy nie zapewniają uczestnikom ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków.
10. Każdy zawodnik oświadcza, że jest świadomy, iż Organizatorzy nie biorą odpowiedzialności za żadne szkody i następstwa nieszczęśliwych wypadków, jakie mogą się zdarzyć podczas biegu, niezwiązane z ich ustawową odpowiedzialnością jako Organizatorów biegu. Zawodnik oświadcza, że nie będzie rościł żadnych praw wobec Inicjatora, Organizatora oraz Współorganizatora za powstanie ewentualnych szkód (w zdrowiu i/lub mieniu) i następstw nieszczęśliwych wypadków powstałych podczas biegu.
11. Organizator nie bierze odpowiedzialności za stan zdrowia uczestników. Poprzez stawienie się na linii startu, każdy z uczestników oświadcza, że jego stan zdrowia zezwala mu na udział w biegu i uczestniczy w nim na własną odpowiedzialność oraz zapoznał się z regulaminem.
12. Kapitan drużyny, poza podpisaniem i złożeniem swojego oświadczenia, jest zobowiązany zebrać od zawodników swojego zespołu własnoręcznie i czytelnie podpisane oświadczenia. Wzór oświadczeń zawodników dostępny będzie na stronie internetowej zawodów. Oświadczenia należy przekazać Organizatorowi podczas odbierania pakietu startowego zespołu.
13. Odbiór pakietów startowych nastąpi w dniu 7 czerwca 2019 (piątek) w godzinach 16:00 – 19:00 w siedzibie NCDC przy ul. Głowackiego 4. W szczególnych przypadkach (po wcześniejszym ustaleniu z Organizatorem) będzie możliwość odebrania pakietów startowych w biurze zawodów w okolicy startu (mapka zostanie umieszczona przez Organizatora na stronie internetowej biegu).
14. Przebieralnia i przechowalnia odzieży (depozyt) będą znajdować się w okolicy Biura Zawodów. Przechowalnia będzie przyjmowała do depozytu odzież zawodników, zapakowaną do worków (dostarczonych przez Organizatorów) opisanych numerem startowym biegacza. Wydawanie worków z depozytu będzie odbywało się za okazaniem numeru startowego. Zgubienie numeru startowego przez zawodnika zwalnia Organizatorów z odpowiedzialności za pobranie worka przez inną osobę. Organizator nie odpowiada za rzeczy wartościowe pozostawione w depozycie. Organizator nie odpowiada również za rzeczy Uczestników zagubione w czasie trwania Biegu. Przebieralnia i przechowalnia odzieży będą czynne w dniu 8 czerwca 2019 roku w godzinach 9:30 – 13:30.
15. Przed startem biegu odbędzie się odprawa kapitanów drużyn w Punkcie Informacyjnym Biegu (czas odprawy Organizator poda w harmonogramie dostępnym na stronie www.ncdcbusinessrace.pl). Udział w odprawie jest obowiązkowy dla kapitanów wszystkich drużyn startujących w NCDC Business Race.
16. Start NCDC Business Race nastąpi o godz. 11:00. Zawodnicy startujący w pierwszej zmianie muszą stawić się na starcie o godz. 10:45. Organizatorzy mogą nie dopuścić do startu sztafety, która nie zgłosi się na start o wyznaczonej godzinie.
17. Podczas biegu wszyscy uczestnicy muszą posiadać numery startowe zapewnione przez Organizatora, przypięte z przodu do koszulki startowej. Zasłanianie numeru startowego w części/całości lub jego modyfikacja jest zabroniona pod karą dyskwalifikacji drużyny.
18. Zawodnicy proszeni są o korzystanie podczas biegu z koszulek zapewnianych przez Organizatorów. Dopuszczalne jest zastosowanie elementów wyróżniających drużynę. Elementy te nie mogą zasłaniać numeru startowego oraz logotypów sponsorów NCDC Business Race.
19. Zmian w sztafecie dokonuje się wyłącznie w wyznaczonej strefie zmian, która znajduje się przy starcie/mecie.
20. W strefie zmian może znajdować się wyłącznie jedna osoba z danej drużyny. Osoby kończące swoją zmianę winny bez zbędnej zwłoki opuścić strefę zmian.
21. Zawodnicy winni stosować się do poleceń Organizatorów, służb zabezpieczających trasę biegu oraz służb mundurowych. Decyzje lekarzy i ratowników medycznych dotyczące kontynuowania biegu podczas imprezy są ostateczne i nieodwołalne.
22. Warunkiem sklasyfikowania zespołu jest ukończenie biegu przez wszystkich członków zespołu - przekazując pałeczkę kolejnym zawodnikom w strefie zmian. Sztafeta, która dobiegnie bez pałeczki na metę nie będzie klasyfikowana. W szczególnie uzasadnionym przypadku Organizator dopuszcza możliwość przebiegnięcia trasy biegu dwukrotnie przez tą samą osobę, przy czym nie może ona biec dwóch następujących po sobie zmian. O przedmiotowym fakcie należy poinformować organizatora przed rozpoczęciem biegu.
23. Z indywidualnych numerów startowych mogą korzystać tylko osoby zarejestrowane. Przekazywanie numerów startowych osobom trzecim jest zabronione i równoznaczne z dyskwalifikacją całego zespołu.
24. Istnieje możliwość zmiany zawodnika wchodzącego w skład drużyny, za pośrednictwem panelu rejestracyjnego lub kontaktując się z Organizatorem.
25. Ze względów bezpieczeństwa zabrania się poruszania się po trasie biegu na rowerach, rolkach, deskorolkach i innych urządzeniach mechanicznych oraz z wózkami bez ważnego zezwolenia wydanego przez Organizatorów. Niedozwolone jest również korzystanie z kijków typu „nordic walking” oraz bieg z psem.

V. ZGŁOSZENIA I PAKIETY STARTOWE

1. Rejestracja sztafety firmowej odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną.
2. Kompletnie wypełniony formularz zgłoszeniowy musi posiadać dane wszystkich zgłaszanych zawodników oraz wskazanie kapitana drużyny.
3. Po dokonaniu rejestracji na adres mailowy kapitana zostaje wysłana faktura proforma, która jest podstawą do uiszczenia opłaty startowej.
4. Deklaracji w sprawie rozmiarów koszulek dla zawodników można dokonać podczas wypełniania formularza zgłoszeniowego.
5. Opłata startowa za zespół wynosi 459 zł netto + 8% VAT = 495,72 zł brutto.
6. Wszelkich zmian na liście startowej można dokonywać do 24 maja 2019 r po zalogowaniu się do panelu firmy.
7. Istnieje możliwość wykupienia dodatkowo firmowego stanowiska piknikowego składającego się dużego parasola, 2 zestawów stołu + dwie ławki (dla max. 16 osób) oraz flagi wbijanej z rotatorem z logo firmy o wysokości 335 cm (flagi po imprezie przechodzą na własność startującej firmy). Koszt pojedynczego stanowiska to 375 zł netto + 23% VAT = 461,25 zł brutto (liczba dostępnych stanowisk piknikowych jest ograniczona)
8. Akceptowane formy płatności: przelew bankowy.
9. Po dokonaniu opłaty (zaksięgowaniu jej na koncie Organizatora) w ciągu 7 dni faktura VAT będzie gotowa do pobrania z panelu druzyny. 
10. Zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnik (firma) zgłaszająca drużynę akceptuje fakturę VAT wystawioną w formie elektronicznej.
11. Firmy chcące skorzystać z możliwości dodatkowego nadruku logo firmy na koszulce powinny załączyć logo w wersji monochromatycznej, kolor biały za pośrednictwem panelu rejestracyjnego lub przesłać na adres: biuro@ncdcbusinessrace.pl, w terminie do dnia 15 maja 2019. Po tym terminie nie będzie możliwy nadruk indywidualny, a koszulki zostaną wydane zespołom tylko z nadrukiem przednim (logiem imprezy).
Wymagania graficzne logo firmy: format pliku jpg lub png (minimum 300 dpi), pdf; logo w wersji monochromatycznej białe. Organizator zastrzega, iż w przypadku przesłania logo niespełniającego powyższych warunków, nie będzie dokonywać nadruku indywidualnego.
12. Zgłoszenia są przyjmowane w nieprzekraczalnym terminie do 15 maja 2019 r.
13. Opłata raz uiszczona nie podlega zwrotowi oraz nie podlega przeniesieniu na imprezy odbywające się w roku następnym.
14. Pakiety startowe nieodebrane w Biurze Zawodów nie będą wysyłane ani wydawane w terminie późniejszym.
15. Ewentualne skargi, wnioski oraz reklamacje będą rozpatrywane w terminie 14 dni od daty zgłoszenia drogą mailową na adres: biuro@ncdcbusinessrace.pl. W sprawach powyższych osobą kontaktowa jest Koordynator Projektu Magdalena Kasprzak, tel. 510 991 781

VI. KLASYFIKACJE I NAGRODY

1. Wszyscy zawodnicy, którzy ukończą bieg NCDC Business Race otrzymają pamiątkowe medale.
2. Bieg ma wymiar rekreacyjno - sportowy. Przewidziane zostały wyróżnienia dla zwycięzców w następujących kategoriach:
- sztafeta męska
- sztafeta damska
- sztafeta mieszana
3. Za zajęcie miejsc I-III w biegowej klasyfikacji sztafet, o których mowa w ust. 2 przewidywane są symboliczne nagrody.
4. Obowiązującym czasem klasyfikacji zawodów jest czas brutto. Czas jest liczony od momentu wystrzału startera, a zatrzymany w momencie przebiegnięcia ostatniego zawodnika z drużyny przez matę pomiarową. Wbiegnięcie jakiegokolwiek zawodnika z drużyny w strefę zmian bez pałeczki lub rzucanie pałeczką - dyskwalifikuje całą drużynę.


VII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator (RBF SPORT S.C. Marcin Paprocki, Artur Kasprzak z siedzibą w Mierzynie, ul. Spółdzielców 19c/1, NIP 8513072084, REGON 320582827).
2. Dane osobowe Uczestników Imprezy będą przetwarzane w celu:
a) zawarcie i wykonania umowy, tj. organizacji i przeprowadzenia Imprezy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej jako RODO;
b) dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO w ramach uzasadnionego interesu prawnego Administratora);
c) Wykonania obowiązków prawnych np. wystawiania rachunków lub faktur, (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
d) W celach informacyjnych, wewnętrznych celach administracyjnych, analitycznych i statystycznych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO w ramach uzasadnionego interesu prawnego Administratora);
e) ogłoszenia wyników Imprezy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
f) promocyjnych i marketingowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO w ramach uzasadnionego interesu prawnego Administratora)
3. Dane osobowe Uczestników Imprezy mogą być przekazane następującym kategoriom odbiorców:
a) podmiotom, którym muszą być udostępnione na podstawie przepisów prawa;
b) Organizatorowi, tj. RBF SPORT S.C. Marcin Paprocki, Artur Kasprzak z siedzibą w Mierzynie, ul. Spółdzielców 19c/1, NIP 8513072084, REGON 320582827;
c) podmiotom, z którymi Administrator współpracuje w celu organizacji Imprezy, w szczególności podmiotom za pośrednictwem, których dokonywane są zgłoszenia do udziału w Imprezie, podmiotom świadczącym obsługę pomiaru czasu,
d) innym podmiotom współpracującym z Administratorem w celu realizacji jego praw (ubezpieczycielom, podmiotom świadczącym usługi: informatyczne, prawne, marketingowe).
4. Administrator przetwarza następujące dane: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, NIP), dane kontaktowe (numer telefonu, adres email), dane rozliczeniowe (numer rachunku bankowego), nazwę klubu, wizerunek.
5. Dane osobowe przechowywane będą przez przechowywane przez Administratora danych osobowych przez okres 10 lat lub do czasu przedawnienia roszczeń oraz upływu przechowywania dokumentów na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych. Po upływie ostatniego z tych okresów dane Uczestnika zostaną usunięte lub zanonimizowane przez Organizatora.
6. Uczestnik ma prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych jego dotyczących, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także przenoszenia danych. W przypadku dokonania naruszeń związanych z ochroną danych osobowych przez Administratora, uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz ich niepodanie uniemożliwia udział Imprezie.
8. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych, w celu ogłoszenia wyników Imprezy oraz przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku jest dobrowolne, a jej nie wyrażenie uniemożliwi publikacje uzyskanego wyniku bądź wizerunku. Zgoda będzie mogła być w każdym czasie wycofana, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.
9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszystkich Uczestników NCDC Business Race 2019 obowiązuje niniejszy Regulamin.
2. Organizator zapewnia opiekę medyczną na starcie, trasie i mecie Imprezy.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia z każdym z Uczestników wywiadu, robienia mu zdjęć i filmowania na potrzeby reklamowe, promocyjne, wykorzystania w Internecie lub w transmisjach radiowo-telewizyjnych oraz na inne potrzeby komercyjne.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do nieodpłatnego wykorzystywania na całym świecie wszelkich zdjęć, materiałów filmowych, wywiadów i nagrań dźwiękowych przedstawiających Wizerunek Uczestników biegu. Mogą one być wykorzystane przez Organizatora poprzez umieszczanie na nośnikach typu CD-Rom, DVD, w katalogach oraz mediach, na stronach internetowych, w gazetach i na wystawach, jak również na potrzeby promocyjno - reklamowe związane z działalnością prowadzoną przez Organizatora.
5. Uczestnik wyraża zgodę, aby jego wizerunek rozumiany w szczególności jako twarz, sylwetka, głos (w tym jego ton i barwa) (w regulaminie jako: Wizerunek), został utrwalony w jakiejkolwiek postaci, w tym m.in. w formie nagrania audio, audio-wizualnego lub zdjęcia oraz aby Wizerunek został wykorzystany i rozpowszechniony przez Organizatora dla celów promocyjno-reklamowych.
6. Za rozpowszechnianie uznaje się w szczególności umieszczanie Wizerunku:
a. na stronach internetowych,
b. profilach w mediach społecznościowych (np. Facebook),
c. na kanałach na YouTube,
d. w mailingu bezpośrednim do klientów,
e. w materiałach public relations,
f. w innych środkach masowego przekazu, w szczególności radiu i telewizji.
7. Uczestnik potwierdza, iż startuje wyłącznie na własną odpowiedzialność i ponosi związane z tym ryzyko, przyjmując do wiadomości, że udział w NCDC Business Race 2019 wiąże się z wysiłkiem fizycznym i pociąga za sobą naturalne ryzyko i zagrożenie wypadkami, możliwość odniesienia obrażeń ciała i urazów fizycznych (w tym śmierci), a także szkód i strat o charakterze majątkowym.
8. Wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz dokonanie opłaty startowej oznacza, że uczestnicy ocenili charakter, zakres i stopień ryzyka wiążącego się z uczestnictwem w Imprezie i dobrowolnie zdecydowali się podjąć to ryzyko, startując w NCDC Business Race 2019 wyłącznie na własną odpowiedzialność.
9. Na miejsce Imprezy zabrania się wnoszenia środków odurzających, nielegalnych substancji, środków podnoszących wydajność fizyczną oraz środków alkoholowych różnego rodzaju. Uczestnikom zabrania się zażywania takich środków i substancji zarówno przed jak i podczas biegu pod groźbą wykluczenia z niego. W wypadku stwierdzenia, że Uczestnik narusza powyższy zakaz, Organizator zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia Uczestnika do udziału w biegu lub wykluczenia go w jego trakcie.
10. Organizator nie odpowiada za rzeczy wartościowe pozostawione w depozycie.
11. Organizator nie odpowiada za rzeczy Uczestników zagubione w czasie Imprezy, czy pozostawione w strefie startu (poza depozytem).
12. Przebywanie na trasie Imprezy bez ważnego numeru startowego jest niedozwolone. Osoby bez ważnego numeru startowego będą usuwane z trasy przez obsługę.
13. W czasie trwania biegu Uczestnicy powinni stosować się do poleceń wydawanych przez osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo, służby porządkowe oraz inne osoby wyznaczone przez Organizatora.
14. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania biegu lub jego przerwania bez podania powodów.
15. Umieszczanie materiałów reklamowych na elementach infrastruktury biegu (np. płoty, bramy itp.) jest wyłącznym prawem Organizatora i w szczególności jest zarezerwowane dla oficjalnych sponsorów i partnerów Imprezy. Zabronione jest umieszczanie jakichkolwiek nośników reklamowych na trasie biegu oraz na terenie wykorzystywanym do organizacji biegu (np. strefa mety) bez zgody Organizatora.
16. W sprawach nieujętych w Regulaminie rozstrzyga Organizator. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie częściowo lub w całości uznane za nieważne lub niemożliwe do wyegzekwowania – wszelkie inne postanowienia (w całości bądź częściowo) zachowują ważność.
17. Interpretacja niniejszego Regulaminu należy do Organizatora


Sponsor tytularny

Organizator


Patronaty honorowe



Sponsorzy i partnerzy


Patroni medialni